Einführung und Überblick

Ziel:
Einführung in die Instrumente und Überblick über die Instrumentensammlung

Zielgruppen:
Klimaschutzmanager*innen, Energiemanager*innen, Kommunalvertreter*innen oder andere Mitarbeiter*innen

Hintergrund:
Warum machen nicht alle Klimaschutz, wann und wo immer sie können?
Leider genügt es nicht, dass der Gemeinderat eine Klimaschutzstrategie verabschiedet, oder dass alle wissen, wie wichtig Klimaschutz ist. Die Abteilungen in der Kommunalverwaltung haben ganz unterschiedliche Aufgaben, und nur wenige sehen sich in der Mitverantwortung für den Klimaschutz. Zudem sind Kolleg*innen aller Abteilungen und Ämter in der Regel damit ausgelastet, ihre angestammten Aufgaben zu erfüllen. Oftmals ist es auch so, dass Klimaschutzziele anderen Zielen der kommunalen Arbeit, z.B. der (kurzfristigen) Kosteneinsparung, widersprechen. Es bestehen durchaus Zielkonflikte zwischen einzelnen Abteilungen, Ämtern und Arbeitsgruppen.

Um diese Hürden zu überwinden sind Prozesse, Instrumente, Checklisten und weitere Hilfestellungen nötig, die es erleichtern, den Klimaschutz in alle Aufgaben der Kommunalverwaltung möglichst einfach und effizient zu integrieren. Nur durch ein solches „Klima Mainstreaming“ können alle Potentiale der Einsparung von Treibhausgas-Emissionen ausgeschöpft werden.

Die Instrumente, Vorgehensweisen, Checklisten (Kurz: Steckbriefe) und ihre Verwendung

Die vorliegenden Instrumente, Vorgehensweisen und Checklisten (im Folgenden als Steckbriefe bezeichnet) des KöP-Ansatzes wurden auf der Grundlage langjähriger Arbeit im Projektmanagement zusammengestellt, an die Bedürfnisse und Themen des Klimaschutzes in Kommunen angepasst, oder ganz neu entwickelt. Die Steckbriefe sind kurz und knapp gehalten und einfach zu verwenden.

Sie sollten zunächst folgendermaßen vorgehen:

  • Prüfen Sie, welche Instrumente, Vorgehensweisen oder Checklisten des Köp-Ansatzes für die Planung und das Projektmanagement in Ihrer Kommune bereits vorhanden oder auch vorgeschrieben sind. Dabei sollten Sie Ihre Kolleg*innen nach deren Erfahrungen, Empfehlungen und eigenen Gewohnheiten im Projektmanagement fragen, auch was Instrumente, Methoden und Formate angeht. Achten Sie darauf, welche Werkzeuge Ihre Vorgesetzten und Kolleg*innen vielleicht bevorzugen. Manchmal werden bei diesem ersten „Check“ nützliche Hilfestellungen entdeckt, die bisher noch nicht eingesetzt wurden, aber bereits vorhanden, kostenlos und unter Kolleg*innen be- bzw. anerkannt sind.
  • Passen Sie die Steckbriefe an Ihre Bedürfnisse an: Genauso wie jede Kommune, hat jeder Prozess seine Eigenheiten. Nehmen Sie sich immer wieder Zeit zu reflektieren und auch die Steckbriefe, Abläufe und Gewohnheiten zu überprüfen, mit denen sie arbeiten. Dann können Sie diese anpassen, ergänzen, oder ggf. weglassen, um Klimaschutz effektiv in kommunale Tätigkeiten zu integrieren. Das ist Teil der ständigen mitlaufenden Lernprozesse, die wir vorschlagen (siehe Phase „Lernen“). Prozessreflektion ist gut investierte Zeit, auch wenn manchmal das Gefühl besteht, noch gar nicht „richtig“ angefangen zu haben oder (noch) mit Steckbriefen beschäftigt zu sein.
  • Arbeiten Sie entlang der Phasen des Prozesskreislaufs, aber drehen Sie durchaus Schleifen: Die Integration von Klimaschutz in Projekten oder auch in Aktivitäten der Stadtplanung ist stets ein iterativer Prozess: Klimawirkungsprüfung, Variantenauswahl, Akteursanalyse, Kontextanalyse (SWOT) und mögliche Klimaschutzmaßnahmen greifen ineinander. Sie beraten sich mit den wichtigsten Beteiligten, identifizieren ein Potential, besprechen dies weiter mit Ihren Kolleg*innen, überarbeiten die Ideen, besprechen die Ideen weiter, z.B. im Klimaschutzbeirat, der die vorgeschlagenen Maßnahmen bestätigt, verwirft, oder weiterentwickelt. Gerade das Weiterentwickeln der Ideen bedeutet häufig, noch weitere agierende Personen (oder Abteilungen) einzubeziehen. Im Austausch mit diesen setzt sich die Weiterentwicklung möglicher Klimaschutzmaßnahmen fort.
  • Treffen Sie eine passende Auswahl aus den Steckbriefen. Verwenden Sie, was Sie bei Ihrem jeweiligen Vorhaben gut gebrauchen können und legen Sie zur Seite, was Sie gerade nicht brauchen. Schauen Sie sich ab und zu die Steckbriefe des KöP-Ansatzes an, vielleicht haben Sie bei neuen Projekten oder nächsten Schritten doch noch andere Bedarfe, und es ist etwas weiteres Nützliches dabei.
  • Passen Sie die Steckbriefe an Ihre Bedürfnisse, Arbeitsweisen und Formate an, wie es für Sie am besten passt.

Infobox: Projektmanagement und Projektsoftwares

Es gibt zahlreiche Projektmanagementmethoden, von denen einige im KöP-Ansatz empfohlen und detailliert beschrieben werden. Projektmanagementmethoden dienen der standardisierten Planung und Strukturierung komplexer Projekte – mit vielen Teilschritten und / oder involvierten Akteuren. Sie werden angewandt, um eine Übersicht zu gewinnen und zu behalten. Es gibt viele verschiedene Methoden, welche zum Teil parallel für das gleiche Projekt eingesetzt werden können.
Zudem können Projektmanagementsoftwares unabhängig der gewählten Methoden genutzt werden. Sie dienen der Koordination von Aufgaben, der Bereitstellung wichtiger Informationen, der Kommunikation innerhalb des Projektteams, der Budgetplanung, der zeitlichen Planung einzelner Arbeitsschritte und der Kontrolle, ob diese auch tatsächlich ausgeführt wurden. Bei der Entscheidung zur Nutzung einer Projektmanagementsoftware sollten Sie berücksichtigen, dass eine solche Software ihren Nutzen nur entfaltet, wenn sie tatsächlich und regelmäßig genutzt und aktualisiert wird. Dies ist häufig eine Herausforderung in Projekten mit vielen unterschiedlichen Akteur*innen.

Öffentliche Projekte involvieren meist viele Beteiligte. Die Wahl geeigneter Projektmanagementmethoden und -softwares ist entscheidend, um eine reibungslose und effiziente Umsetzung zu ermöglichen. Wird darauf nicht genügend Augenmerk gelegt, werden während der Umsetzungsphase oftmals wertvolle Ressourcen verschwendet.

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