Kommunikationsplanung

Ziel:
Um die erfolgreiche Integration von Klimaschutzmaßnahmen in öffentliche Projekte zu ermöglichen, sollten anhand gut organisierter und adressatengerechter Kommunikationsmaßnahmen alle betroffenen oder beteiligten Personen / Institutionen auf dem Laufenden gehalten werden. Es ist ebenfalls wichtig, zu bedenken, welche Informationen die Projektleitung von den jeweiligen Akteur*innen braucht. Es geht darum alle relevanten Personen an Bord zu holen und zu behalten.

Zusammenfassung:
Die Kommunikationsplanung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements und wird von der Projektleitung koordiniert. Als Planungstool dient eine Matrix, in der alle Akteur*innen (Kommunikationspartner*innen) aufgeführt sind und zeilenweise festgehalten wird, welche Informationen zu welchem Zweck und zu welchem Zeitpunkt, über welchen Kommunikationskanal vermittelt oder eingeholt werden sollen. Bei größeren Projektteams macht es zudem Sinn, festzulegen, wer für die Durchführung der einzelnen Kommunikationsmaßnahmen verantwortlich ist. Die Kommunikationsplanungsmatrix ist ein Werkzeug, welches den gesamten Umsetzungsprozess begleitet und immer wieder aktualisiert werden muss. Nicht zu vergessen sind die Planung der Kommunikation innerhalb des Projektteams, sowie der Umgang mit Anfragen bzw. Rückfragen.

Relevanz für Klimaschutz in öffentlichen Projekten

In öffentlichen Projekten ist meist eine Vielzahl von Akteur*innen innerhalb und außerhalb der Verwaltung involviert und betroffen. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es von entscheidender Bedeutung, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und möglichst zufriedenzustellen.

Schrittweises Vorgehen

  1. Analyse von relevanten Akteur*innen (siehe Akteursanalyse)
  2. Motivationsklärung
  3. Informationsbedarfsklärung
  4. Wahl eines geeigneten Kommunikationskanals (siehe „Kommunikationskanäle“)
  5. Festlegung des Zeitpunkts
  6. Zuteilen der Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams
  7. Festlegung von Regeln im Umgang mit Anfragen oder Rückfragen

Tipps

  • Bei der Auswahl der Kanäle sollte auch berücksichtigt werden, über welche Medien klimaschutzrelevante Themen am besten verbreitet werden können.
  • Auch bietet sich ein Austausch mit lokalen Pressevertreter*innen an: „Was können wir tun, damit ihr über uns berichtet? Damit eure Leser*innenschaft unsere Themen interessant findet?“
  • Bei interaktiven Kanälen: Kritische (als mühsam empfundene) Anfragen von nicht direkt im Projekt involvierten Personen sollten ernst genommen und deren Einwände in die Projektentwicklung miteinbezogen werden. Andernfalls kann sich großer Widerstand formieren.
  • Auch sollte eine gute interne Kommunikation sichergestellt werden.
  • Es bietet sich an, bestimmte (z.B. grafische) Leistungen auszulagern (siehe hierzu: Coaching & Externe Unterstützung).

Nützliche Links

  • Vier-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun

Kommunikationsplanungsmatrix (Template)


Akteur*innen, z.B. das interne Team, Auftraggeber*innen, Auftragnehmer*innen, Ämter, Projektpartner*innen, Forschungs-/Bildungsinstitutionen, Politiker*innen, breite Öffentlichkeit etc. (siehe auch Instrument: Akteursanalyse)

Zweck, z.B. Motivationsklärung - Koordination der Projektumsetzung, Reporting-Pflicht, politische Motivation, Eigenwerbung etc.

Informationsbedarfsklärung, z.B. was muss die Projektleitung von den einzelnen Akteur*innen wissen bzw. was möchten/müssen/dürfen die einzelnen Beteiligten über das Projekt wissen?

Kommunikationskanäle

  • Primär für Monologe geeignet:
    E-Mails, Newsletter, Website, Social Media, Flyer, Inserate oder Artikel in Printmedien. Während all diese Kommunikationskanäle auch Dialoge auslösen können, gilt es zu berücksichtigen, dass nicht in jedem Fall sichergestellt ist, dass der*die Zielempfänger*in die Nachricht auch tatsächlich liest bzw. die Information erhält.
  • Primär für Dialoge geeignet:
    Telefon, Besprechung, Informationsveranstaltung, Workshops und Arbeitsgruppen
  • Festlegung von Regeln im Umgang mit Anfragen,
    z.B. eine verantwortliche Kontaktperson festlegen

Einbettung in den KöP-Ansatz

Die Kommunikationsplanung wird im Rahmen der Umsetzungsphase angewandt (siehe Abbildung, Phase 5).

Sofern Sie im Rahmen des Prozesskreislaufs (Phasen 2 bis 4) eine geeignete und umsetzbare Klimaschutzmaßnahme priorisiert haben, geht es nun an die konkrete Umsetzung Ihres Vorhabens. Um Klimaschutz in die Umsetzung Ihres Vorhabens zu integrieren, empfehlen wir eine fundierte Kommunikationsplanung (Phase 5). Damit kann der gesamte Umsetzungsprozess begleitet werden. Diese Vorgehensweise bietet eine gute Grundlage zur erfolgreichen Begleitung der Umsetzung Ihres Vorhabens.

LEITFRAGEN, WANN SIE DIE KOMMUNIKATIONSPLANUNG ANWENDEN SOLLTEN:

  • Haben Sie den Prozesskreislauf (Phasen 2 bis 4) bereits durchlaufen und eine, für Ihre Kommune, geeignete Klimaschutzmaßnahme priorisiert?
  • Möchten Sie Ihre Innen- und Außenkommunikation zielgerichtet planen und umsetzen, um Ihr Vorhaben erfolgreich darstellen und umsetzen zu können?
  • Haben Sie bereits die für Sie relevanten Instrumente, Vorgehensweisen und/oder Checklisten der Phase 2 durchgeführt, um Ihre Kommunikationsplanung zielgerichtet aufzugleisen?
    • Wurde eine Analyse der relevanten Akteur*innen durchgeführt (Akteursanalyse)?

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