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Coaching & Externe Unterstützung
Tipps für die richtige Beauftragung externer Unterstützung
Ziel:
Da die Bedingungen, Prozesse und Strukturen von Kommune zu Kommune variieren gibt es kein standardisiertes Coaching-Konzept, dass auf jede Kommune gleichermaßen passt. Um dennoch effektiv die*den passende*n Berater*in bzw. die passende externe Unterstützung für Ihr Vorhaben oder Projekt zu beauftragen, zeigen wir Ihnen hier auf, wie Sie vorgehen können.
ZUSAMMENFASSUNG:
Je nach Unterstützungsbedarf definiert ein Aufgabenkatalog die Unterstützung, die durch externe Berater*innen oder Moderator*innen erbracht werden soll. Hierfür muss in einem ersten Schritt geklärt werden, welche Art von externer Unterstützung benötigt wird und was hierdurch erreicht werden soll. Hieraus aufbauend werden zur Auftragsvergabe die Zielsetzung und die konkreten Unterstützungsleistungen in einem Aufgabenkatalog definiert.
Relevanz für Klimaschutz in öffentlichen Projekten (KöP)
Für bestimmte Aufgaben in einem KöP-Prozess bedarf es spezifischer Erfahrungen und Kompetenzen, die zum Teil nur begrenzt in öffentlichen Verwaltungen vorhanden sind. Für die Moderation von Workshops, die Analyse von Klimaschutzpotenzialen oder die geschickte Mediation in Konfliktsituationen kann es daher hilfreich sein, externe Unterstützung einzuholen.
Schrittweises Vorgehen bei der Beauftragung
- Unterstützungsbedarf identifizieren (siehe Entscheidungsmatrix auf der letzten Seite)
- Zielsetzung und Leistungsbeschreibung spezifizieren
- Verfügbare Ressourcen mit Leistungsbeschreibung abgleichen und ggf. anpassen
- Entwicklung eines Aufgabenkatalogs für Unterstützung bei der Umsetzung von KöP, inklusive:
- Beratungszielen
- Aufgabenstellung, Vorgehensweise und durchzuführender Arbeiten
- Zeitlichem Rahmen
- Budgetrahmen
- Öffentliche Vergabe oder Ausschreibung entsprechend kommunaler Vorgaben
- Holen Sie vor der Vergabe des Auftrags ggf. Erfahrungsberichte von Kolleg*innen ein, die schon mit dem*der zu beauftragenden Berater*in gearbeitet haben.
- Vertragsabschluss
Tipps und zu berücksichtigende Aspekte
Das in diesem Toolsheet beschriebene Vorgehen und Template muss an bestehende Formate und Vorlagen Ihrer Kommune angepasst werden.
Nützliche Links
Das Service und Kompetenzzentrum Kommunaler Klimaschutz (SK.KK) berät Kommunen sowie Akteurinnen und Akteure des kommunalen Umfelds dazu, wie sie Ideen und Projekte im Rahmen der Nationalen Klimaschutzinitiative (NKI) des BMU und anderer Förderprogramme umsetzen und fördern lassen können. Weitere Informationen sind auf www.klimaschutz.de/service/das-beratungsangebot-des-skkk verfügbar.
Template: Unterstützungsbedarf identifizieren
Entscheidungsmatrix oder - „Make or buy“ - Analyse
Treffen Sie sich mit dem Projektteam. Tragen Sie zunächst in der ersten Spalte den jeweiligen Unterstützungsbedarf ein. Schätzen Sie anschließend den jeweiligen Ressourcenaufwand ab. Vor allem die zeitliche Einschätzung ist wichtig, um Angebote externer Berater*innen beurteilen zu können und um zu entscheiden, unter welchen Umständen die Tätigkeiten auch selbst vorgenommen werden können. Möglicherweise ist auch Expertise im (erweiterten) Team vorhanden, von der Sie bisher nichts wussten.