Project Canvas   Projektstrukturplan   Planungsschablone   Kommunikationsplanung

Projektstrukturplan (PSP)
(“Planungsbaum”)

Ziel:
Mit dem Projektstrukturplan (PSP) wird durch eine hierarchische Untergliederung ein Projekt vollständig und dabei trotzdem übersichtlich dargestellt.

Zusammenfassung:
Der Projektstrukturplan (PSP) ist die vollständige Darstellung aller Elemente eines Projekts und ihrer Beziehungen. Dabei werden die Elemente hierarchisch gegliedert, sodass eine Baumstruktur entsteht. Dadurch bietet der Plan eine Orientierung und eine Grundlage für die Arbeitsteilung, da Aufgaben direkt an Teammitglieder verteilt werden können. Auch können Missverständnisse durch eine leichtere Übersicht und klare Kommunikation verringert werden. Der PSP ist ein Instrument der klassischen Projektplanung. Im Gegensatz zu agilen Methoden empfehlen sich in Kommunen klassische Instrumente, da sie aufgrund ihrer klaren sequentiellen Reihenfolge und Planbarkeit besser in Verwaltungsstrukturen eingebettet werden können. Projekte werden von Anfang bis Ende geplant und jede*r weiß, was wann geliefert wird. Somit können viele Probleme im Voraus vermieden werden.

Relevanz für Klimaschutz in öffentlichen Projekten

• Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist wenig komplex, weshalb die Planungsmethode sehr bekannt und beliebt ist. Der „Planungsbaum“ kann groß ausgedruckt und im Büro an die Wand gehängt werden. So wird immer die Übersicht behalten.
• Klimaschutzrelevante Teilbereiche / Arbeitspakete können für die Kommunikation nach außen z.B. farblich markiert werden.

Es gibt drei Möglichkeiten, den „Planungsbaum“ auszufüllen (siehe Template auf der letzten Seite):

1. von oben nach unten (‚Top-Down‘),

2. von unten nach oben (‚Bottom-up‘), oder

3. hin- und her (‚Yo-Yo).

Hier ein Vorschlag:

1. Teilprojekte identifizieren: Aus welchen Bereichen besteht mein Projektstrukturplan (Einteilung in Phasen, Objekte, Funktionen möglich)?
2. Die Arbeitspakete festlegen, die in jedes Teilprojekt gehören: Was sind die großen Arbeitsschritte, die zu tun sind?
3. Durchsicht des Plans, ob Arbeitspakete in Teilbereiche zusammengefasst werden können, oder ob es notwendig ist für einzelne Arbeitspakete nochmal weitere Teilaufgaben zu erfassen.
4. Ergänzung: Nach einiger Zeit ergänzen Sie den Projektstrukturplan, weil Ihnen noch einzelne Elemente eingefallen sind.
5. Überarbeitung: Wo fehlt noch etwas? Hier kann man sich auch an vergangenen Projekten orientieren. Was oft vergessen wird, sind Steuerung und Controlling, Dokumentation oder ‚Lessons learned‘.
6. Feedback einholen: Den Projektstrukturplan mit Kolleg*innen teilen, um Feedback einzuholen und ihn weiter zu ergänzen.

Tipps

• Der PSP ist besonders nützlich, wenn er im Team erarbeitet wird. Er schafft Klarheit, vermeidet Missverständnisse und Aufgaben können direkt verteilt werden.
• Eine Codierung (z.B. 1.1.1.1, 1.1.1.2 usw.) bietet sich an, um die Elemente den Aufwänden und Ressourcen immer eindeutig zuzuordnen.

Nützliche Links

• benjamin-michels.de/projektstrukturplan-psp-alle-wichtigen-fragen-beantwortet/
• projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/der-projektstrukturplan-teil-1-nutzen-aufbau-vorlage/

Einbettung in den KöP-Ansatz

Der Projektstrukturplan wird im Rahmen der Umsetzungsphase angewandt (siehe Abbildung, Phase 5).

Sofern Sie im Rahmen des Prozesskreislaufs (Phasen 2 bis 4) eine geeignete und umsetzbare Klimaschutzmaßnahme priorisiert haben, geht es nun an die konkrete Umsetzung Ihres Vorhabens. Um Klimaschutz in die Umsetzung Ihres Vorhabens zu integrieren, empfehlen wir die Anwendung eines Projektstrukturplans (Phase 5). Damit können Sie anhand einer hierarchischen Untergliederung (Baumstruktur) Ihr Projekt vollständig und übersichtlich darstellen. Diese Vorgehensweise bietet eine gute Orientierung und eine Grundlage zur erfolgreichen Umsetzung Ihres Vorhabens.

LEITFRAGEN ZUR VERWENDUNG DES PROJEKTSTRUKTURPLANS:

• Haben Sie den Prozesskreislauf (Phasen 2 bis 4) bereits durchlaufen und eine, für Ihre Kommune, geeignete Klimaschutzmaßnahme priorisiert?
• Möchten Sie das gemeinsame Verständnis für Ihr Vorgehen im Projektteam und in der Verwaltung insgesamt stärken?
• Möchten Sie die Integration von Klimaschutz auch bei der Umsetzung grafisch darstellen und einfach vermitteln können?